La gestion de la logistique peut être un défi pour les petites et moyennes entreprises (PME), en particulier lorsque des dépenses inattendues surviennent.

Les frais d’expédition imprévus peuvent avoir un impact significatif sur la rentabilité et créer des maux de tête en matière de budgétisation.

Heureusement, il est possible de prévenir ou de réduire ces coûts en adoptant les bonnes stratégies et en s’appuyant sur une bonne connaissance du secteur.

Comprendre l’ampleur des coûts imprévus

Les coûts imprévus, tels que les surcharges de carburant ou les frais de reclassement de dernière minute, peuvent rapidement déséquilibrer un budget. Ces coûts imprévus, souvent perçus comme inévitables, proviennent de diverses sources et compliquent la gestion de la logistique.

Des rapports récents de Logistics Management et Supply Chain Dive, montrent qu’une planification rigoureuse et des ajustements logistiques stratégiques permettent d’éviter ou de réduire considérablement de nombreux coûts imprévus.

Avec des ressources limitées et des marges plus étroites, les PME sont les plus touchées par ces imprévus. Chaque surcharge peut devenir un fardeau important, soulignant l’importance d’une gestion logistique optimisée.

En comprenant l’origine de ces coûts et en mettant en place des stratégies adaptées, les PME peuvent en atténuer l’impact et optimiser leur rentabilité.

Sources courantes des coûts surprises

Pour réduire les coûts imprévus, les PME doivent identifier les situations où ces frais sont les plus susceptibles de survenir.

Selon un récent article de Transport Topics, voici les sources les plus courantes de coûts imprévus en logistique :

  • Déclarations inexactes: poids et dimensions des colis mal estimés;
  • Surcharges imprévues de carburant: liés aux fluctuations des prix;
  • Exigences supplémentaires de manutention: dues à des colis nécessitant une attention particulière.

Par exemple, si un colis surdimensionné ou de forme inhabituelle a été mal mesuré ou déclaré au transporteur, il peut en résulter des frais de reclassement.

Voici quelques solutions simples et efficaces pour mieux contrôler les coûts surprises.

Optimiser l'emballage pour éviter les frais supplémentaires

1. Optimiser l’emballage pour éviter les frais supplémentaires

Un emballage excessif ou des dimensions inexactes peuvent entraîner des coûts supplémentaires importants.

De nombreux transporteurs utilisent la tarification au poids dimensionnel (DIM), qui base les coûts sur la taille du colis plutôt que sur son poids. Parcel Magazine souligne que l’optimisation de l’emballage par la réduction de l’espace perdu et l’utilisation de matériaux adaptés peut aider les PME à éviter ces surcharges.

Dans le transport par chargement partiel (LTL), des frais supplémentaires surviennent fréquemment lorsque les dimensions et le poids déclarés dans l’appel d’offres doivent être corrigés.

Les transporteurs basent leurs tarifs sur le poids et les dimensions de toutes les marchandises contenues dans une remorque. Une erreur de mesure peut entraîner une perte de capacité, qui est souvent compensée par des frais supplémentaires.

Conseils

  • Investissez dans des outils précis pour mesurer et peser vos colis avant de les expédier;
  • Utilisez des emballages sur mesure pour réduire l’espace perdu et minimiser les coûts liés au remplissage des vides et aux DIM;
  • Fournissez aux transporteurs des données précises (poids, dimensions) dans vos appels d’offres afin de minimiser les coûts de reclassement ou les ajustements une fois que les articles sont en transit.

Précision et optimisation sont vos meilleurs alliés. Investissez dans du matériel adapté et revoyez vos pratiques d’emballage pour éviter des frais inutiles et maximiser l’efficacité logistique.

Surveiller et ajuster les suppléments de carburant

2. Surveiller et ajuster les suppléments de carburant

Les coûts du carburant fluctuent fréquemment et les transporteurs facturent souvent aux expéditeurs un supplément pour refléter ces variations.

Comme mentionné par FreightWaves, les PME peuvent réduire l’impact de ces frais en s’assurant que les devis incluent bien tous les coûts liés au carburant.

En ce qui concerne les tarifs d’expédition contractuels (avec des tarifs prénégociés sur une période donnée), les PME peuvent opter pour des transporteurs offrant des surcharges carburant plus stables. Elles peuvent également adapter les calendriers de livraison afin d’éviter les périodes de hausse des prix du carburant.

Conseil

  • Avant de signer un contrat ou d’approuver un devis, clarifiez les conditions associées aux surcharges carburant avec vos prestataires de services. Une communication transparente permet d’éviter les mauvaises surprises et d’optimiser les coûts d’expédition.
Établir des relations avec les fournisseurs de services pour une tarification transparente

3. Build Relationships with Service Providers for Transparent Pricing

L’établissement de relations étroites avec les transporteurs et les prestataires de services logistiques peut avoir un impact significatif sur vos coûts. Ces partenariats offrent souvent la possibilité de négocier des tarifs plus transparents et plus avantageux.

Comme le souligne Inbound Logistics, certains prestataires de services offrent des réductions ou des arrangements flexibles aux petites entreprises avec lesquelles ils établissent des partenariats réguliers.

Les PME, en particulier celles qui se lancent dans la logistique, peuvent réduire leurs coûts en regroupant les services ou en respectant des volumes mensuels minimaux.

Logistics Viewpoints souligne que les transporteurs peuvent également proposer des tarifs avantageux aux expéditeurs saisonniers.

Conseil

Planifiez des rencontres régulières avec vos fournisseurs pour:

  • Examiner les frais d’expédition actuels;
  • Anticiper les changements de tarifs ou de politiques à venir.
Tirer parti de l'analyse des données pour les prévisions et le contrôle des coûts

4. Leverage Data Analytics for Forecasting and Cost Control

L’analyse des données historiques peut révéler des schémas où des coûts inattendus surviennent, ce qui permet aux PME de procéder à des ajustements proactifs.

Des outils d’analyse spécialisés, comme ceux mentionnés dans Modern Shipper, aident à comprendre:

  • Les tendances saisonnières;
  • Les coûts spécifiques à certains transporteurs;
  • Les coûts cachés qui peuvent être évités.

Les plateformes logistiques pilotées par l’IA telles que FourKites, peuvent exploiter des données en temps réel pour:

  • Prévoir les retards;
  • Suivre les expéditions avec précision;
  • Identifier rapidement les surcharges potentielles.

Les PME opérant dans des secteurs saisonniers peuvent utiliser ces informations pour optimiser la gestion des stocks et les calendriers d’expédition, réduisant ainsi l’exposition aux coûts surprises.

Conseil

Adoptez des outils d’analyse pour :

  • Prévoir les saisons de pointe;
  • Identifier les transporteurs qui facturent régulièrement des suppléments;
  • Éclairer vos décisions concernant le choix des transporteurs ou les fenêtres d’expédition optimales.

En mettant en œuvre ces stratégies, les petits et moyens expéditeurs peuvent acquérir un avantage concurrentiel, contrôler plus efficacement leurs dépenses et améliorer l’efficacité globale de leurs expéditions.

Pour d’autres ressources sur la gestion des coûts logistiques, voir la liste ci-dessous.


Sources:

  • Logistics Management: Une ressource pour les meilleures pratiques logistiques, les tendances émergentes et les études de cas particulièrement utiles pour les PME.
  • Supply Chain Dive: Couvre l’actualité, les idées et les analyses d’experts sur tous les aspects de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique, avec des mises à jour régulières sur la tarification, les surcharges de carburant et les innovations technologiques.
  • Parcel Magazine: Se concentre sur l’expédition de colis, un domaine clé pour les PME dans le domaine du commerce électronique et de la vente au détail.
  • Inbound Logistics: Fournit des rapports sectoriels sur l’efficacité de la logistique entrante et sortante, y compris des informations sur les défis auxquels sont confrontées les PME.
  • FreightWaves: Offre des informations sur le marché, des analyses de données et des mises à jour technologiques dans le secteur de la logistique et du fret.
  • Modern Shipper: Se concentre sur les solutions d’expédition numériques et les dernières innovations en matière de commerce électronique et de livraison au dernier kilomètre.
  • Shippo’s Blog: Propose des conseils pratiques en matière d’expédition et des stratégies de réduction des coûts pour les PME spécialisées dans le commerce électronique.
  • ShipperHQ’s Resources: Propose des webinaires, des études de cas et des articles qui aident les PME du commerce de détail et du commerce électronique.
  • Transport Topics: Se concentre sur les tendances et les nouvelles dans les secteurs du transport routier et du fret.
  • The Journal of Commerce (JOC): Connu pour ses analyses approfondies sur la tarification du fret, les changements de réglementation et l’actualité de la logistique mondiale.